1. Who is responsible for your data?

eRegistrum is developed and operated by:

For privacy questions or requests, contact your organisation's eRegistrum administrator first. You may also submit a written privacy request to KSoft at the postal address above. Do not include passwords or unnecessary sensitive information in a request.

eRegistrum is a multi-tenant business service. The organisation that provides your account (for example, your employer or customer) normally decides why and how your operational personal data is processed and is therefore usually the data controller. KSoft generally processes that data as its processor/service provider under the organisation's instructions. KSoft is the controller for data it uses for its own legitimate purposes, such as service security, support, billing, and legal compliance.

2. Scope

This policy applies to the eRegistrum Android application (package hr.ksoft.eregistrummobile) and the eRegistrum backend services used by that application. Your organisation may provide an additional privacy notice covering its own use of eRegistrum and its internal retention rules.

3. Data we process

We receive data from you, your device, your organisation and its authorised users, and the service providers described below. Some operational records may concern customers, contacts, colleagues, technicians, or other persons. Only enter data that you are authorised to use.

4. Device permissions and your choices

• Notifications: used to show work-order and warehouse notifications. You can disable them in Android settings.
• Camera: used when you choose to take a work-related photo or scan a code.
• Location: used in the foreground for route assistance and, when selected, adding GPS metadata to a photo. You may grant approximate rather than precise location where Android permits it.
• Microphone: used only when you start voice dictation or recording.
• Files/media: files are accessed when you select or create an attachment using Android's system interfaces.

You can refuse or revoke optional permissions through Android settings. The related feature may then be unavailable, but other app functions should continue where technically possible.

5. How we use data and our legal bases

Depending on the context and who acts as controller, processing is based on one or more of the following:

• performance of a contract and provision of the eRegistrum service;
• your organisation's legitimate interests in managing work, assets, inventory, safety, security, and business continuity;
• KSoft's legitimate interests in protecting, maintaining, supporting, and improving the service;
• compliance with legal obligations, including employment, tax, accounting, security, or record-keeping duties where applicable; and
• consent where required for an optional feature or permission. You may withdraw consent without affecting earlier lawful processing.

We do not use eRegistrum personal data for third-party behavioural advertising and do not sell personal data.

6. Service providers and data sharing

Data is available to authorised users and administrators of your organisation according to their roles and permissions. We may also disclose data where required by law, to protect rights or security, during a business reorganisation subject to appropriate safeguards, or to the following categories of processors:

• Google Firebase: push notification delivery, installation services, and app analytics. Firebase may process installation identifiers, push tokens, device/app information, and usage events. See Firebase Privacy and Security and Google's Privacy Policy.
• Google Maps Platform: when route features are used, route coordinates and request metadata are sent to Google. See Google's Privacy Policy.
• Google speech or device speech services: live dictation may be processed on-device or by the speech service selected in your Android settings, depending on device configuration.
• Google Cloud AI (including Gemini and Vision), where enabled by your organisation: audio, text, images, prompts, and related work context may be processed to transcribe recordings, extract report information, generate text, or detect image regions. See the Google Cloud Privacy Notice.
• Sentry, where configured: error and crash diagnostics may include device/app details, technical context, IP address, and information present in an error. See Sentry's Privacy Policy.
• Hosting, storage, email, calendar, mapping, monitoring, or integration providers configured by KSoft or your organisation to deliver requested service functions.

These providers process data under their applicable terms and safeguards. Administrators should enable optional integrations only after assessing their organisation's legal and privacy requirements.

7. International transfers

Some providers may process data outside Croatia or the European Economic Area. Where required, the responsible controller uses an adequacy decision, Standard Contractual Clauses, or another lawful transfer mechanism and applies supplementary safeguards appropriate to the risk.

8. Security

eRegistrum uses measures designed to protect personal data, including HTTPS/TLS for data in transit, OAuth 2.0 Authorization Code with PKCE, role- and tenant-based access controls, encrypted authentication state using Android Keystore, and an encrypted local SQLCipher database. Android backups are disabled for the app. Access is logged and limited to authorised purposes.

No system can guarantee absolute security. Protect your device and credentials, install updates, and notify your administrator promptly if you suspect unauthorised access.

9. Offline storage

The app stores selected records and pending actions locally so authorised users can work offline and synchronise later. Core structured offline records are stored in an encrypted database. Tokens and selected sensitive settings are encrypted with keys protected by Android Keystore. Some temporary or user-selected files may be stored in the app's private storage until they are uploaded, used, cleared, or the app is uninstalled.

10. Retention and deletion

Operational data is retained according to your organisation's instructions, contractual settings, and applicable legal or audit requirements. Retention therefore varies by tenant and record type. Security logs, backups, and diagnostics are kept only for the period reasonably needed for security, recovery, support, legal compliance, or dispute resolution, then deleted or anonymised under the applicable retention schedule.

Local app data remains until it is synchronised, cleared, you sign out where the app clears it, or the app is uninstalled. Data already synchronised to the service is not deleted merely by uninstalling the app.

11. Your rights

Subject to applicable law, you may have rights to access, correct, delete, restrict, or receive a copy of your personal data; object to processing based on legitimate interests; withdraw consent; and complain to a supervisory authority. In Croatia, the supervisory authority is the Croatian Personal Data Protection Agency (AZOP).

Submit your request to your organisation as controller or to KSoft using section 1. We may request proportionate information to confirm identity and authority.

12. Children

eRegistrum is an enterprise application intended for authorised workers and business users. It is not directed to children and is not intended for personal or family use.

13. Changes to this policy

We may update this policy when the app, service providers, legal requirements, or processing practices change. We will publish the revised policy with a new effective date. Material changes may also be communicated through the app, the service, or your organisation.

14. Use for other applications

This policy is specific to eRegistrum. It may cover another KSoft application only if that application is expressly named here and its data collection, permissions, purposes, service providers, security, retention, and deletion practices are accurately described. A shared policy must remain complete and accurate for every named app; otherwise, the other app needs its own policy.

Pravila privatnosti aplikacije eRegistrum

Datum stupanja na snagu: 17. srpnja 2026.  ·  Verzija: 1.0

1. Tko je odgovoran za vaše podatke?

eRegistrum razvija i pruža:

Za pitanja ili zahtjeve povezane s privatnošću najprije se obratite administratoru eRegistruma u svojoj organizaciji. Pisani zahtjev možete poslati i KSoftu na navedenu poštansku adresu. U zahtjev ne unosite lozinke ni nepotrebne osjetljive podatke.

eRegistrum je poslovna usluga za više organizacija. Organizacija koja vam je dodijelila račun (primjerice poslodavac ili naručitelj) u pravilu određuje zašto i kako se obrađuju vaši operativni osobni podaci te je obično voditelj obrade. KSoft te podatke uglavnom obrađuje kao izvršitelj obrade/pružatelj usluge prema uputama organizacije. KSoft je voditelj obrade za podatke koje koristi u vlastite opravdane svrhe, kao što su sigurnost usluge, podrška, naplata i usklađenost sa zakonom.

2. Područje primjene

Ova se pravila odnose na Android aplikaciju eRegistrum (paket hr.ksoft.eregistrummobile) i pozadinske usluge eRegistrum koje aplikacija koristi. Vaša organizacija može pružiti dodatnu obavijest o privatnosti koja obuhvaća njezinu uporabu eRegistruma i interna pravila čuvanja podataka.

3. Podaci koje obrađujemo

• Račun i identitet: ime, adresa e-pošte, korisnički identifikator, organizacija, uloge, ovlasti, profilni podaci te tokeni za autentifikaciju.
• Poslovni i operativni zapisi: radni nalozi, dodjele, korisnici i kontakti, lokacije korisnika i skladišta, rasporedi, izvješća, opisi, radno vrijeme, artikli, identifikatori zaliha, skladišni dokumenti, odobrenja, potpisi i audit zapisi.
• Datoteke i mediji: fotografije, dokumenti, slike, audiosnimke, glasovne bilješke, generirana izvješća, minijature i drugi privici koje korisnik odabere.
• Lokacija: približna ili precizna lokacija uređaja u prvom planu, koordinate dodane fotografiji uz dopuštenje te početne i odredišne točke ruta. Aplikacija ne traži lokaciju u pozadini.
• Kamera i skener: fotografije, barkodovi, QR kodovi, serijski brojevi i podaci hardverskog skenera.
• Mikrofon i govor: glasovne snimke, diktirani tekst, prijepisi, sažeci i izdvojeni podaci za izvješća o radu.
• Uređaj i obavijesti: model/naziv uređaja, platforma, verzija aplikacije, identifikator instalacije, Firebase identifikator instalacije, push token, podaci o dostavi obavijesti i postavke.
• Tehnički, sigurnosni i dijagnostički podaci: IP adresa, metapodaci zahtjeva, vremenske oznake, prijave, audit događaji, poruke grešaka, izvješća o rušenju, stanje aplikacije te događaji uporabe i performansi.

Podatke dobivamo od vas, vašeg uređaja, vaše organizacije i njezinih ovlaštenih korisnika te od niže navedenih pružatelja. Operativni zapisi mogu sadržavati podatke o korisnicima, kontaktima, kolegama, tehničarima ili drugim osobama. Unosite samo podatke koje ste ovlašteni koristiti.

4. Dopuštenja uređaja i vaši izbori

• Obavijesti: prikaz obavijesti o radnim nalozima i skladištu.
• Kamera: snimanje radne fotografije ili skeniranje koda na vaš zahtjev.
• Lokacija: pomoć pri ruti i, kada to odaberete, dodavanje GPS podataka fotografiji.
• Mikrofon: koristi se samo kada pokrenete diktiranje ili snimanje.
• Datoteke i mediji: pristupa se samo datotekama koje odaberete ili izradite kroz Androidovo sučelje.

Opcionalna dopuštenja možete odbiti ili povući u postavkama Androida. Povezana značajka tada možda neće biti dostupna, dok bi ostale značajke trebale nastaviti raditi gdje je to tehnički moguće.

5. Svrhe i pravne osnove obrade

Ovisno o okolnostima i voditelju obrade, pravna osnova može biti izvršavanje ugovora i pružanje usluge, legitimni interes organizacije i KSofta za upravljanje poslovanjem te zaštitu i održavanje usluge, ispunjavanje pravnih obveza ili privola kada je potrebna za opcionalnu značajku. Privolu možete povući bez utjecaja na zakonitost ranije obrade.

Osobne podatke iz eRegistruma ne prodajemo niti ih koristimo za bihevioralno oglašavanje trećih strana.

6. Pružatelji usluga i dijeljenje podataka

Podaci su dostupni ovlaštenim korisnicima i administratorima vaše organizacije u skladu s ulogama i ovlastima. Podaci se mogu dostaviti i kada to zahtijeva zakon, radi zaštite prava ili sigurnosti te sljedećim kategorijama izvršitelja:

• Google Firebase: push obavijesti, instalacijske usluge i analitika aplikacije. Mogu se obrađivati instalacijski identifikatori, push tokeni, podaci o uređaju/aplikaciji i događaji uporabe. Pogledajte Firebase Privacy and Security i Googleova pravila privatnosti.
• Google Maps Platform: pri uporabi ruta Googleu se šalju koordinate i metapodaci zahtjeva.
• Googleove govorne usluge ili govorna usluga uređaja: diktiranje se može obraditi na uređaju ili kod usluge odabrane u postavkama Androida.
• Google Cloud AI, uključujući Gemini i Vision, kada ih organizacija omogući: audiosnimke, tekst, slike, upiti i povezani radni kontekst mogu se obraditi radi prijepisa, izdvajanja podataka, generiranja teksta ili obrade slike. Pogledajte Google Cloud Privacy Notice.
• Sentry, kada je konfiguriran: dijagnostika grešaka može sadržavati podatke o uređaju/aplikaciji, tehnički kontekst, IP adresu i podatke prisutne u grešci. Pogledajte Sentryjeva pravila privatnosti.
• Pružatelji hostinga, pohrane, e-pošte, kalendara, kartografije, nadzora ili integracija koje KSoft ili vaša organizacija konfiguriraju za tražene funkcije.

7. Međunarodni prijenosi

Neki pružatelji mogu obrađivati podatke izvan Hrvatske ili Europskog gospodarskog prostora. Kada je potrebno, odgovorni voditelj obrade koristi odluku o primjerenosti, standardne ugovorne klauzule ili drugi zakonit mehanizam prijenosa te odgovarajuće dodatne zaštitne mjere.

8. Sigurnost

eRegistrum koristi HTTPS/TLS za prijenos, OAuth 2.0 Authorization Code s PKCE-om, kontrolu pristupa prema ulozi i organizaciji, šifrirano stanje autentifikacije s Android Keystoreom i šifriranu lokalnu SQLCipher bazu. Androidova sigurnosna kopija aplikacije je isključena. Pristup je ograničen na ovlaštene svrhe i evidentira se.

Nijedan sustav ne može jamčiti potpunu sigurnost. Zaštitite uređaj i pristupne podatke, instalirajte ažuriranja i odmah obavijestite administratora ako sumnjate na neovlašteni pristup.

9. Izvanmrežna pohrana

Aplikacija lokalno pohranjuje odabrane zapise i radnje na čekanju radi izvanmrežnog rada i kasnije sinkronizacije. Glavni strukturirani zapisi čuvaju se u šifriranoj bazi. Tokeni i odabrane osjetljive postavke šifrirani su ključevima zaštićenima Android Keystoreom. Neke privremene datoteke ili datoteke koje korisnik odabere mogu se čuvati u privatnoj pohrani aplikacije do prijenosa, uporabe, brisanja ili deinstalacije.

10. Čuvanje i brisanje

Operativni podaci čuvaju se prema uputama vaše organizacije, ugovornim postavkama te primjenjivim zakonskim i audit zahtjevima. Rok zato ovisi o organizaciji i vrsti zapisa. Sigurnosni zapisi, sigurnosne kopije i dijagnostika čuvaju se samo koliko je razumno potrebno za sigurnost, oporavak, podršku, usklađenost ili pravne zahtjeve, nakon čega se brišu ili anonimiziraju prema odgovarajućem rasporedu.

Lokalni podaci ostaju do sinkronizacije, čišćenja, odjave kada ih aplikacija briše ili deinstalacije. Deinstalacija ne briše podatke koji su već sinkronizirani s uslugom.

11. Vaša prava

U skladu s primjenjivim pravom možete imati pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje ili kopiju podataka; prigovor obradi na temelju legitimnog interesa; povlačenje privole; i pritužbu nadzornom tijelu. U Hrvatskoj je nadzorno tijelo Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

Zahtjev pošaljite svojoj organizaciji kao voditelju obrade ili KSoftu prema 1. odjeljku. Možemo zatražiti razmjerne podatke radi potvrde identiteta i ovlasti.

12. Djeca

eRegistrum je poslovna aplikacija namijenjena ovlaštenim radnicima i poslovnim korisnicima. Nije usmjerena djeci niti namijenjena osobnoj ili obiteljskoj uporabi.

13. Izmjene pravila

Ova pravila možemo ažurirati kada se promijene aplikacija, pružatelji usluga, pravni zahtjevi ili način obrade. Objavit ćemo novu verziju s novim datumom stupanja na snagu. O bitnim promjenama možemo obavijestiti i kroz aplikaciju, uslugu ili vašu organizaciju.

14. Primjena na druge aplikacije

Ova pravila specifična su za eRegistrum. Na drugu KSoftovu aplikaciju mogu se primijeniti samo ako je ta aplikacija ovdje izričito navedena i ako su točno opisani njezino prikupljanje podataka, dopuštenja, svrhe, pružatelji, sigurnost, čuvanje i brisanje. Zajednička pravila moraju biti potpuna i točna za svaku navedenu aplikaciju; u suprotnom druga aplikacija treba vlastita pravila.